Un presupuesto enviado a un cliente que nunca contesta, o una factura que el destinatario encuentra tres semanas después en la carpeta de correo no deseado: así descubren muchas empresas que sus mensajes no llegan como deberían, y casi siempre la causa está en dos factores que se pueden comprobar: la reputación de la IP desde la que se envían y la autenticación del dominio.
Lo que el servidor de destino mira antes de aceptar un correo
Cuando un mensaje llega a Gmail, Outlook o al servidor de cualquier empresa, el sistema receptor no se fija solo en el contenido. Antes revisa información técnica que el usuario normalmente no ve:
- La dirección IP del servidor que entrega el mensaje y su historial de envíos.
- Si esa IP figura en alguna lista negra pública.
- Si el dominio del remitente autoriza a ese servidor a enviar en su nombre.
- Si el mensaje lleva una firma criptográfica válida del dominio.
- Qué política ha publicado el dominio para los correos que no superan esas comprobaciones.
Toda esa información queda registrada en las cabeceras del correo. Cualquier usuario puede consultarlas desde la opción "mostrar original" o "ver código fuente" de su cliente de correo, y ahí aparecen tanto las IP por las que ha pasado el mensaje como los resultados de cada verificación.
La IP del servidor y las listas negras
Si la IP desde la que sale el correo ha enviado spam antes, aunque sea por culpa de otro cliente del mismo proveedor o de un equipo infectado en la red, es probable que aparezca en alguna lista negra. Cualesmiip explica en una guía práctica cómo comprobar si una IP está en una lista negra y qué hacer para salir de ella, un paso útil cuando los rebotes empiezan a acumularse.
Este problema afecta sobre todo a las empresas que envían desde servidores compartidos baratos o desde la conexión de la oficina. Por eso muchas optan por un servicio de correo corporativo gestionado por un proveedor especializado, que mantiene la reputación de sus servidores, vigila las listas negras y facilita la configuración de los registros de autenticación del dominio propio. Algunos de estos servicios añaden cifrado de extremo a extremo y alojamiento de los datos en Europa, algo relevante para cumplir el RGPD cuando se intercambian datos de clientes.
SPF, DKIM y DMARC: los tres registros que deciden la entrega
La reputación de la IP es solo una parte. La otra depende de tres registros que se publican en el DNS del dominio. El INCIBE los describe en su guía sobre cómo proteger el dominio de correo electrónico de una empresa, y su función se resume así:
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Registro |
Qué comprueba |
Qué pasa si falta |
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SPF |
Si la IP del servidor que envía está autorizada por el dominio |
El receptor no puede confirmar que el servidor es legítimo y el mensaje pierde fiabilidad |
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DKIM |
Si el mensaje lleva una firma válida del dominio y no se ha alterado |
No hay forma de demostrar que el contenido llega intacto desde el remitente |
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DMARC |
Qué debe hacer el receptor con los correos que fallan SPF o DKIM, y a quién enviar informes |
Cualquiera puede suplantar el dominio sin que su propietario se entere |
Los tres funcionan juntos. Un dominio con SPF pero sin DKIM ni DMARC sigue siendo fácil de suplantar, y uno con DMARC en modo de rechazo sin un SPF completo puede bloquear sus propios envíos legítimos, por ejemplo los de una herramienta de facturación o de una plataforma de boletines que nadie añadió al registro.
Errores frecuentes en pequeñas empresas
En la práctica, los fallos suelen repetirse. Uno habitual es contratar una herramienta de envíos masivos o un CRM que manda correos en nombre del dominio sin incluir sus servidores en el registro SPF. Otro es dejar DMARC en modo de solo supervisión durante años y no revisar nunca los informes que llegan. También es frecuente que el dominio se registrara en su día a nombre de un antiguo empleado o de la agencia que hizo la web, y que nadie en la empresa tenga acceso al panel DNS cuando hace falta cambiar algo.
Cómo revisar el estado de tu dominio
Una revisión básica no exige conocimientos avanzados. Basta con enviarse un correo a una cuenta externa, abrir el mensaje original y buscar los resultados de SPF, DKIM y DMARC en las cabeceras, que deberían indicar "pass". Conviene también anotar la IP de envío y comprobar su reputación, y hacer inventario de todos los servicios que mandan correo con el dominio de la empresa.
Si alguno de esos pasos revela un problema, lo más sensato es corregirlo antes de que los clientes empiecen a perder mensajes. La configuración se hace una vez y se revisa cuando cambia algún proveedor, mientras que la reputación perdida de un dominio cuesta mucho más tiempo recuperarla.
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